Privacyverklaring ZZP-portaal

Wie zijn wij?

Duran Elektro B.V., Proostwetering 25-G, 3543 AB Utrecht, KvK 42037028. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens in dit portaal. Vragen? Mail naar info@duranelektrobv.nl.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord en de instellingen voor tweestapsverificatie.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, rechtsvorm, KvK- en BTW-nummer, adres, telefoonnummer, IBAN en eventueel je AOV.
• Documenten: KvK-uittreksel, BTW-bewijs, identiteitsbewijs, VCA, VOG, NEN 3140, vakdiploma, polisblad en premienota. Bestanden worden versleuteld opgeslagen.
• Overeenkomsten en opdrachten: de inhoud, je handtekening, het tijdstip, je IP-adres en browser, en de stand van je documenten op dat moment (auditspoor).
• Gebruik van het portaal: inlogmomenten en acties (logboek), meldingen en e-mails die het portaal verstuurt.

Waarvoor gebruiken we ze?

Om een overeenkomst met je te sluiten en uit te voeren, om te controleren of je aan de afspraken en eisen voldoet (bijvoorbeeld geldige documenten en verzekering), om je tijdig te waarschuwen voor verlopende documenten, om facturen te kunnen verwerken en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de administratie- en bewaarplicht). Daarnaast beveiligen we het portaal en leggen we vast wie wat ondertekende, zodat we dat later kunnen aantonen.

Identiteitsbewijs

We vragen een kopie van je identiteitsbewijs alleen om je identiteit te controleren. Schermt je BSN af. Nadat we de controle hebben gedaan, verwijderen we de kopie automatisch. We bewaren alleen de uitkomst van de controle en de verloopdatum.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Overeenkomsten, opdrachten en gegevens die nodig zijn voor de administratie: zo lang als de wet vraagt (fiscaal 7 jaar) na afloop van het jaar waarin de overeenkomst eindigt.
• Documenten: zolang de overeenkomst loopt en daarna voor zover nodig om aan te tonen dat we de controles hebben gedaan. Vervangen of verlopen documenten verwijderen we eerder.
• Logboek en beveiligingsgegevens: maximaal 2 jaar.

Met wie delen we gegevens?

Niet met derden voor hun eigen doeleinden. Onze hostingpartij en e-mailprovider verwerken gegevens in onze opdracht. Gegevens worden binnen de EU verwerkt. Als een hoofdaannemer of opdrachtgever dat voor een project vraagt (bijvoorbeeld een bewijs van je VCA of verzekering), delen we alleen wat daarvoor nodig is en laten we je dat weten.

Beveiliging

Inloggen kan alleen met wachtwoord en tweestapsverificatie. Bestanden zijn versleuteld opgeslagen buiten de publieke website, de verbinding is beveiligd (HTTPS) en acties worden gelogd.

Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je gegevens en bezwaar maken tegen de verwerking. Mail ons; we reageren binnen een maand. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren kunnen we niet eerder verwijderen. Ben je het niet eens met onze aanpak? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).